AQAP in der Auftragspraxis: Fragen und Antworten zu Vertrag, Qualitätsplan und GQA

Steht AQAP im Auftrag, entscheiden drei Angaben im Vertrag über Ihren Aufwand: welche AQAP in welcher Ausgabe gefordert ist, ob ein Qualitätsplan vor Arbeitsbeginn eingereicht werden muss und ob eine amtliche Güteprüfung vereinbart ist. Wo Vertrag und AQAP voneinander abweichen, gilt der Vertrag.

Was AQAP überhaupt ist, steht in Teil 1 unserer AQAP-Serie. Welche Normen es gibt, in Teil 2 zu AQAP 2110, 2210 und 2310. Die verbreitetsten Irrtümer klärt Teil 3 mit den häufigen Fragen und Irrtümern.

Dieser Beitrag setzt später an. Bei dem Moment, in dem der Auftrag auf dem Tisch liegt und die Fragen konkret werden:

→ Was genau gilt jetzt?
→ Bis wann muss der Qualitätsplan stehen?
→ Wer kommt zur Güteprüfung, und was passiert dann?
→ Was müssen meine Unterlieferanten wissen?

Die Antworten stützen sich auf die Texte der AQAP selbst und auf die Angaben des BAAINBw zu den AQAP.

In den Qualitätsanforderungen des Vertrags oder der Bestellung. Das BAAINBw verwendet die Anforderungen aus den AQAP als zu vereinbarende Vertragsbestandteile. Welche AQAP es werden, richtet sich nach dem Qualitätsrisiko und der Komplexität des Vertragsgegenstands.

Für die häufigsten Angaben heißt das:

Auf die Ausgabe achten

AQAP werden überarbeitet. Prüfen Sie deshalb, ob der Vertrag neben der Nummer eine bestimmte Ausgabe nennt, etwa „AQAP-2105 Edition C Version 1“. Maßgeblich ist die Ausgabe im Vertrag, nicht die neueste, die Sie im Netz finden.

Vertrag vor AQAP

Die AQAP 2105 sagt es ausdrücklich: Widersprechen sich Vertrag und AQAP, gilt der Vertrag. Und alle Anforderungen einer AQAP gelten, solange im Vertrag nichts anderes vereinbart ist. Ausnahmen müssen also im Vertrag dokumentiert sein. Eine mündliche Absprache reicht nicht.

Vor Arbeitsbeginn. Fordert der Vertrag die AQAP 2110, gehört ein Qualitätsplan dazu, sofern der Vertrag nichts anderes regelt. Sie reichen ihn in einer abgestimmten Frist ein, aber vor dem Start der Arbeiten. Das kann ein Projekt- oder Vertragsauftaktgespräch sein oder ein Termin aus Vertrag oder Bestellung. Wie der Plan aufgebaut sein muss, regelt die AQAP 2105. Sie formuliert noch strenger: Qualitätsplan und zugehörige Prozessdokumentation sind vor jeder vertragsbezogenen Tätigkeit zu erstellen und einzureichen.

Der Weg dahin hat eine feste Reihenfolge:

1. Vertragsprüfung und Risikoermittlung: Alle Vertragsanforderungen werden geprüft, Risiken ermittelt und beides dokumentiert. Kritische Merkmale werden benannt.
2. Erstellung: Der Plan wird an Vertragsumfang, Produktkomplexität, eingesetzte Verfahren, Erfahrung mit ähnlichen Produkten und den Anteil externer Anbieter angepasst.
3. Interne Freigabe: Befugte Personen im Unternehmen genehmigen den Plan.
4. Einreichung: Der Plan geht zur Bewertung an den staatlichen Güteprüfer (im NATO-Text GQAR) und/oder den Auftraggeber. Beide dürfen ihn ablehnen, wenn er Vertrag oder AQAP nicht erfüllt.
5. Fortschreibung: Vor jeder Projektphase wird er geprüft und aktualisiert, von der Planung über Produkt- und Prozessentwicklung und Validierung bis zur laufenden Produktion und Nachbetreuung. Änderungen gehen ohne unnötige Verzögerung erneut an Güteprüfer oder Auftraggeber.

Das eigentliche Problem ist selten der Plan selbst. Sondern dass die Vertragsprüfung zu spät beginnt. Wer erst nach der Unterschrift merkt, dass ein Qualitätsplan gefordert ist, schreibt ihn gegen die Uhr.

Die AQAP 2105 gibt die Inhalte vor. Zusammengefasst:

Drei Punkte, die über das Übliche hinausgehen

→ Anforderungs- und Nachweismatrix: Jede Vertragsanforderung wird einer Lösung und einem Nachweis zugeordnet. Nach Absprache darf sie als Anlage nachgereicht werden.
→ Dokumentenstatusliste: Sie muss jederzeit verfügbar sein und an Phasenübergängen, etwa vor Design Reviews, formal festgeschrieben werden.
→ Rangfolge: Der Plan legt fest, welches Dokument im Zweifel Vorrang hat.

Eine gute Nachricht für alle mit einer gelebten ISO 9001: Der Qualitätsplan darf auf bestehende Verfahren verweisen. Er muss Ihr Handbuch nicht wiederholen. Er muss zeigen, wie es in genau diesem Auftrag angewendet wird.

Bei Aufträgen der Bundeswehr kann der Vertrag je nach Qualitätsrisiko eine amtliche Qualitätssicherung beim Auftragnehmer vorsehen: die Güteprüfung nach § 12 VOL/B. Durchgeführt wird sie in der Regel von einer Regionalstelle des Zentrums für technisches Qualitätsmanagement (ZtQ) im BAAINBw, die Ihrem Unternehmen zugeordnet ist. So beschreibt es das BAAINBw auf seiner Seite zum Qualitätsmanagement.

Was Sie dem Güteprüfer nach AQAP 2110 ermöglichen müssen:

→ Zugang zu allen Stätten, an denen für den Vertrag gearbeitet wird
→ Informationen zur Erfüllung der Vertragsanforderungen
→ die uneingeschränkte Möglichkeit, Ihr System und das Ihrer externen Anbieter zu bewerten, über Bewertungen bei Lieferanten werden Sie vorher informiert
→ die Prüfung, ob das Produkt den Vertrag erfüllt
→ Unterstützung bei Bewertung, Verifizierung, Prüfung und Freigabe
→ Arbeitsplatz, Ausstattung, Prüfmittel und bei Bedarf Personal, das sie bedient
→ Zugang zu Informations- und Kommunikationsmitteln

Auf Anforderung nehmen Sie nach der Vergabe an einem Auftaktgespräch zur Güteprüfung teil. Und steht eine Endprüfung oder förmliche Abnahme durch Güteprüfer oder Auftraggeber an, melden Sie diese mindestens zehn Arbeitstage vorher an, sofern der Vertrag nichts anderes regelt.

Was die Güteprüfung nicht ist

Sie prüft nicht für Sie. Sie prüft, ob Sie prüfen.

Die Güteprüfung ersetzt weder Ihre eigene Prüfung und Ihre internen Audits noch die Abnahme durch den Auftraggeber. Die Verantwortung für die Qualität bleibt vollständig bei Ihnen.

Die AQAP 2070 beschreibt, wie NATO-Staaten sich gegenseitig um staatliche Qualitätssicherung bitten und sie füreinander leisten. Grundlage ist das Standardisierungsabkommen STANAG 4107, das die beteiligten Staaten ratifiziert haben. Es gehört zur NATO-Standardisierung.

Für Sie wird das relevant, wenn Ihr Auftraggeber eine Behörde in einem anderen NATO-Staat oder eine NATO-Agentur ist. Dann kann der Auftraggeber die Güteprüfung bei der zuständigen staatlichen Stelle des Landes anfordern, aus dem geliefert wird.

Ausgelöst wird der Prozess, nachdem ein Vertrag oder ein daraus abgeleiteter Unterauftrag erteilt ist und eine Risikobewertung ergibt, dass staatliche Qualitätssicherung nötig ist.

Eine Grenze zieht die AQAP 2070 selbst: Produktabnahme und Produktzulassungen, etwa die Lufttüchtigkeit, gehören nicht zur Güteprüfung. Sie bleiben Sache von Auftraggeber und Lieferant.

Den übergeordneten Rahmen setzt die AQAP 4107. Sie regelt die gegenseitige Anerkennung staatlicher Qualitätssicherung und die Verwendung der AQAP.

Über Ihre Bestellungen. Die AQAP 2110 verlangt, dass Sie die zutreffenden Vertragsanforderungen einschließlich der relevanten AQAP an externe Anbieter weitergeben, indem Sie in den Bestellunterlagen darauf verweisen.

Ein Satz ist dabei Pflicht. In allen Bestellunterlagen muss stehen: „All requirements of this contract may be subject to GQA. You will be notified of any GQA activity to be performed.“ Sinngemäß: Alle Anforderungen dieses Auftrags können der staatlichen Qualitätssicherung unterliegen, über jede geplante Tätigkeit werden Sie informiert.

Dazu kommen:

→ eine formale Prüfung jeder Bestellung, ob die richtigen Anforderungen weitergegeben wurden, mit Nachweis
→ Kenntnis der Lieferkette, wenn Sie kritische Teile, wesentliche Arbeitsanteile, Entwicklung, unreife technische Lösungen oder Konfigurationseinheiten vergeben
→ eine Information an Güteprüfer oder Auftraggeber, wenn ein solcher Unterauftrag vergeben wird
→ Kopien von Unteraufträgen und Bestellungen auf Anfrage
→ ein Verfahren gegen gefälschtes Material: vermeiden, erkennen, Folgen begrenzen, über den Verbleib entscheiden

Zwei Regeln sollten alle Beteiligten kennen. Erstens: Vertragliche Anweisungen an Ihren Unterlieferanten geben nur Sie, nicht der Güteprüfer. Eine Güteprüfung beim Unterlieferanten kann nur der Güteprüfer oder der Auftraggeber anfordern. Zweitens: Findet dort eine Güteprüfung statt, entlastet Sie das nicht. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Dann kann der Vertrag zusätzlich die AQAP 2210 fordern. Sie ergänzt die AQAP 2110 oder 2310 um softwarespezifische Qualitätsanforderungen. Sie steht also nicht allein, sondern immer neben einer der beiden.

Für den Qualitätsplan heißt das: Fordert der Vertrag einen eigenen Software-Projektqualitätsplan, gelten dafür dieselben Inhaltsanforderungen der AQAP 2105 wie für den Qualitätsplan insgesamt.

Und Software ist im Sinne der AQAP 2110 ein Produkt wie Hardware auch. Sie kann deshalb eine Konfigurationseinheit sein, deren Stand Sie jederzeit nachweisen müssen. Welcher Softwarestand ist im ausgelieferten Gerät? Diese Frage muss beantwortbar sein, ohne dass jemand im Labor nachsieht.

Immer dann, wenn Sie ein fehlerhaftes Produkt trotzdem verwenden, freigeben oder abnehmen lassen wollen. Dafür brauchen Sie nach AQAP 2110 die Genehmigung von Güteprüfer oder Auftraggeber, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Im zivilen Geschäft reicht dafür manchmal eine kurze Abstimmung mit dem Kunden. Unter AQAP gilt ein festerer Rahmen:

→ Fehlerhafte Produkte werden gekennzeichnet, gelenkt und abgesondert. Produkte mit unklarem Status gelten als fehlerhaft.
→ Fehler und nötige Korrekturmaßnahmen melden Sie Güteprüfer oder Auftraggeber, sofern nicht anders vereinbart.
→ Nacharbeit, Reparatur und „Verwendung wie besehen“ können abgelehnt werden.
→ Anträge Ihrer Unterlieferanten prüfen Sie, bevor Sie sie weiterreichen.
→ Für jede Konzession oder Abweichungsgenehmigung halten Sie Menge und Ablaufdatum fest. Ist sie abgelaufen, gilt wieder der Vertrag.

Am Ende steht die Freigabe: Nur annehmbare Produkte gehen raus, mit einer von Ihnen unterschriebenen Konformitätsbescheinigung, sofern nichts anderes angewiesen ist.

Nicht aus einer eigenen AQAP, sondern aus den Allied Configuration Management Publications. Die AQAP 2110 verweist auf die ACMP 2100 sowie auf zusätzliche Klauseln im Vertrag oder ein national anerkanntes Gleichwertiges.

Gefordert sind fünf Bausteine:

Beschrieben wird das in einem Konfigurationsmanagementplan. Er darf Teil eines anderen Plans sein. Hintergrund und Leitlinien liefern die ACMP 2000 und ACMP 2009.

Eine pauschale Frist nennen weder AQAP 2110 noch AQAP 2105. Die Frist ergibt sich aus dem Vertrag. Der Qualitätsplan muss beschreiben, wie Dokumente und Aufzeichnungen gelenkt werden, einschließlich der Aufbewahrungsfristen.

Fest steht:

→ Aufzeichnungen über Auditergebnisse bewahren Sie für die Laufzeit des Vertrags auf und legen sie auf Anfrage vor.
→ Nachweise zur Produkt- und Prozessfreigabe sind aufzubewahren, auch bei externen Anbietern.
→ Nachweise über die Prüfung zugekaufter Produkte müssen Güteprüfer oder Auftraggeber zugänglich sein.
→ Abnahmekriterien und Konfigurationsangaben, die als Nachweis dienen, liegen vor der Produktabnahme vor.

Mein Rat: Klären Sie die Frist bei der Vertragsprüfung. Nicht erst dann, wenn jemand nach einem Prüfprotokoll von vor drei Jahren fragt.

Sie brauchen einen Beauftragten der Leitung für Fragen der staatlichen Qualitätssicherung. Das verlangt die AQAP 2110.

Das ist bemerkenswert, denn die ISO 9001 fordert seit der Ausgabe 2015 keinen eigenen Beauftragten der obersten Leitung mehr. Unter AQAP 2110 gilt:

→ Die Person kommt aus der Leitung der Organisation.
→ Sie hat die nötige Befugnis und Freiheit, Qualitätsfragen zu lösen, unabhängig von ihren anderen Aufgaben.
→ Sie berichtet direkt an die oberste Leitung.
→ Sie ist im Qualitätsmanagement kompetent.
→ Sie ist Ansprechpartner für Güteprüfer und Auftraggeber in Qualitätsfragen.

Eine neue Stelle braucht es dafür nicht zwingend. Entscheidend ist die Position: Wer im Konfliktfall zwischen Liefertermin und Qualität entscheiden muss, braucht die Rückendeckung der Geschäftsführung. Auf dem Papier reicht ein Name im Organigramm. Im Alltag reicht er nicht.

Das hängt vom Vertrag ab: von der geforderten AQAP, vom Qualitätsplan, von der Güteprüfung und vom Anteil der Unterlieferanten. Eine seriöse Zahl ohne Vertrag gibt es nicht.

Was sich klar benennen lässt, ist die Lücke zwischen ISO 9001 und AQAP 2110:

Wie lange die Umsetzung dauert, hängt an diesen acht Punkten. Ein Termin steht aber immer fest: Der Qualitätsplan muss vor Arbeitsbeginn eingereicht sein. Planen Sie rückwärts von diesem Datum.

AQAP im Auftrag ist kein Rätsel. Die Anforderungen stehen im Vertrag und in den AQAP selbst, und sie sind konkret: Qualitätsplan vor Arbeitsbeginn, Zugang für die Güteprüfung, Weitergabe an Unterlieferanten, Konzessionen nur mit Genehmigung.

Schwierig wird es erst, wenn diese Punkte auffallen, während die Arbeit schon läuft.

Genau dabei unterstützen wir Unternehmen:

→ GAP-Analyse des bestehenden QMS gegen die Vertragsanforderungen
→ Erstellung des Qualitätsplans nach AQAP 2105
→ Aufbau eines wirksamen Konfigurationsmanagements
→ Vorbereitung auf die Güteprüfung
→ interne Audits und Schulungen

Sprechen Sie uns an, im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche AQAP-Anforderungen Ihr Auftrag mit sich bringt.

Und wie ist es bei Ihnen: Wer prüft den Vertrag auf Qualitätsanforderungen, bevor er unterschrieben wird?